オンライン会議。メモの投影1つで捗る【大半が出来てません】

・オンライン会議を上手く回せていない…
・気がついたら空中戦で話が発散している…
・それなりに会話はしたはずなのに会議の後に認識の違いが生まれている…

今日はこういった悩みを抱えるあなたに、今からできる対処方法を解説していきます。

結論からいうと、積極的にメモを投影すると上手く進むようになると思います。

fa-check深堀り解説していく内容はこちらです。

オンライン会議でメモを取らないと起きる失敗

 
オンライン会議に参加して、声だけで会議が進行している会議ってありませんか？

実はこの声だけの会議は、その大半が危険だと思います。

fa-checkなぜなら、認識の違い、抜け漏れによる間違った判断、周りのメンバーへの共有が正確に出来ないからです。

 
確かにそれで成り立っているのでは問題ないと思います。

ただ、その方法はプロジェクトの人が増えれば増えるほど効かなくなってくると思います。

fa-check実際にある研究では人間が情報を収集する手段として聴覚からの情報は約4割とも言われています。

言語情報（Verbal）：7％
聴覚情報（Vocal）：38％
視覚情報（Visual）：55％

つまり、忙しい合間を縫って出てきている会議なのに6割の情報が抜け落ちているのです。

メモを取る癖をつけることで得られる良いこと

 
オンライン会議でメモを投影すると、主導権が無意識に自分のところへ来ます。

なぜなら、文字を書いているということは進行を担っていることになるからです。

 
内容が合っているかの確認をするとともに、そのメモと反して好き勝手にしゃべることはしないですよね。

fa-checkこの状況が実質の主導権を握っていることになります。

 
→その1つの答えは「オンライン会議を短時間であなたが持っていきたい方向にもっていくため」です。

そして、会議参加者が発言した内容をそのまま手テキストに箇条書きにすると意外に「これとこれは同じでは？」という気づきが出てきます。

fa-checkそうすることで議論が広がった際に、「あ、両者って視点は同じなので、こういう方向に持っていくのはどうですか？」という感じで良い落とし所を見つけることができるようになります。

事前に準備できること&具体的なメモのとり方

まず、事前に準備することはほぼ無いです。

あえて言うのであれば、以下テンプレートをご自身のパソコンに保存していくことぐらいです。

 
そして、実際に会議中は「mtgメモ欄」を中心に箇条書きで埋めていきます。

会議の中で決定事項やTodoが生まれたら★マークと名前を付けておくと良いかもしれません。

fa-check会議が終わったらmtgメモ欄から決定事項とTodoを抜き出せば完成です。

 
見ていただいたら分かる通り、会議後の作業はほんの少しの整形レベルです。

fa-checkつまり、メモを投影しながら会議を進行すると、会議後のメモ作成作業を大幅に短縮できます。

 
→それであれば、会議が始まったら白紙のテキストエディタを表示して、少しずつ上記のようなレイアウトに向けて書いていく感じでも問題ありません。

fa-checkこれだったら事前準備も不要で、簡単にできます。

まず第一歩としての始め方

fa-checkそれは「会議資料での説明が終わって、ディスカッションが盛り上がった時を狙う」ことです。

理由は、会議資料を投影する人は多いですが、ディスカッション内容までを投影する人は少ないからです。

ディスカッションが始まった際に自分のパソコンメモ帳を使って箇条書きでテキストを打ち始めます。

そして、少し盛り上がってきたなって時に「今のディスカッションをテキストで書いてみたいのですが…」という感じで投影しましょう。

 
安心してください。誰も自分の発言をメモしてくれた人を悪いようには思わないです。

fa-checkまずはこの第一歩が踏み出せれば、以降は会議の冒頭からテキストを出すも良し、ディスカッションから出すも良し、あなたがメモを表示することに対して何の違和感もなくなりますよ。

 
という感じで今日は終わりたいと思います。　ノシ